Smartfon służący do rozmów z klientami, obsługi poczty, bankowości czy firmowych aplikacji może stanowić koszt uzyskania przychodu. Nie wystarczy jednak kupić urządzenia na dane przedsiębiorstwa. Wydatek musi pozostawać w racjonalnym związku z prowadzoną działalnością i zostać prawidłowo udokumentowany.
Telefon na firmę może kupić każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, jeżeli urządzenie jest potrzebne do uzyskiwania przychodów albo zabezpieczenia ich źródła. Znaczenie mają również forma opodatkowania, wartość sprzętu oraz sposób jego wykorzystywania.
Najważniejsze informacje z artykułu
- Telefon wykorzystywany w działalności może zostać zaliczony do kosztów podatkowych.
- Przy wartości nieprzekraczającej 10 000 zł urządzenie można zazwyczaj rozliczyć jednorazowo.
- Droższy smartfon używany dłużej niż rok może wymagać ujęcia w ewidencji środków trwałych i amortyzacji.
- Przepisy nie określają, co ile lat przedsiębiorca może kupować kolejne urządzenie.
- Podatnik rozliczający ryczałt nie pomniejszy przychodu o koszt telefonu, ale czynny podatnik VAT może mieć prawo do odliczenia VAT.
Kto może wziąć telefon na firmę jednoosobową?
Może to zrobić zarówno przedsiębiorca korzystający ze skali podatkowej lub podatku liniowego, jak i ryczałtowiec. Różnica dotyczy przede wszystkim sposobu rozliczenia wydatku.
Telefon na firmę jednoosobową może zostać kupiony przez przedsiębiorcę niezależnie od branży, o ile urządzenie rzeczywiście służy prowadzeniu biznesu. Uzasadnienie jest oczywiste między innymi w przypadku handlowca, księgowego, kuriera, właściciela sklepu internetowego czy specjalisty świadczącego usługi zdalnie.
Podatnik rozliczający się według skali lub liniowo może zaliczyć wydatek do kosztów, jeżeli spełnia on ogólną definicję kosztu uzyskania przychodu z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Ryczałtowiec nie rozlicza kosztów podatkowych, ponieważ podatek płaci od przychodu. Nadal może jednak odliczyć VAT, jeśli jest czynnym podatnikiem VAT i wykorzystuje sprzęt do sprzedaży opodatkowanej.
Czy telefon na firmę może być kosztem uzyskania przychodu?
Tak, jeżeli ma związek z działalnością i został kupiony w racjonalnym celu biznesowym. Przedsiębiorca powinien umieć wyjaśnić, do jakich zadań wykorzystuje urządzenie.
Telefon może służyć między innymi do:
- kontaktowania się z klientami i kontrahentami;
- obsługi zamówień, reklamacji oraz płatności;
- prowadzenia firmowych profili w mediach społecznościowych;
- korzystania z poczty, CRM-u i komunikatorów;
- wykonywania zdjęć produktów lub dokumentowania realizacji;
- autoryzowania operacji bankowych.
Sam fakt wystawienia faktury na firmę nie przesądza jeszcze o prawie do rozliczenia kosztu. Trudniejsze do obrony byłoby na przykład kupienie kilku drogich smartfonów przez przedsiębiorcę, który pracuje sam i nie potrafi wskazać gospodarczego zastosowania każdego urządzenia.
Jak rozliczyć zakup telefonu na firmę do 10 000 zł?
Urządzenie o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł można najczęściej zaliczyć bezpośrednio do kosztów. Wydatek ujmuje się w miesiącu oddania telefonu do używania zgodnie z zasadami właściwymi dla prowadzonej ewidencji.
Zapytanie „zakup telefonu na firmę” zwykle dotyczy właśnie możliwości jednorazowego rozliczenia urządzenia w kosztach JDG. Literówka nie zmienia istoty problemu: trzeba ustalić wartość początkową sprzętu, sposób jego używania i właściwy dokument zakupu.
Dla czynnego podatnika VAT wartością telefonu jest co do zasady cena netto w części, w której VAT podlega odliczeniu. Dla przedsiębiorcy zwolnionego z VAT będzie to zazwyczaj kwota brutto. Jeżeli telefon kosztuje 4 920 zł brutto, a podatnik odlicza cały VAT, koszt podatkowy wyniesie 4 000 zł, natomiast 920 zł będzie podatkiem naliczonym do odliczenia.
Kiedy droższy telefon trzeba amortyzować?
Amortyzacja może być konieczna, gdy wartość początkowa urządzenia przekracza 10 000 zł, telefon jest własnością przedsiębiorcy, jest kompletny i zdatny do użytku, a przewidywany okres korzystania z niego przekracza rok. Wówczas sprzęt należy co do zasady wprowadzić do ewidencji środków trwałych.
Kosztem nie jest wtedy od razu cała cena, lecz odpisy amortyzacyjne. Aktualny limit 10 000 zł wynika z art. 22d i 22f ustawy o PIT.
Jeżeli przedsiębiorca kupi telefon za 12 300 zł brutto i odliczy pełny VAT, wartość początkowa wyniesie 10 000 zł netto. Przy wartości równej temu limitowi możliwe jest jednorazowe ujęcie wydatku w kosztach. Gdy cena netto wyniesie 10 500 zł, trzeba przeanalizować zasady amortyzacji.
Warto wiedzieć: zakup na raty nie oznacza automatycznie, że każda rata staje się osobnym kosztem. Jeżeli przedsiębiorca od początku jest właścicielem urządzenia, sposób zapłaty nie zmienia jego wartości początkowej.
Czy prywatne rozmowy wykluczają rozliczenie urządzenia?
Sporadyczne wykorzystanie telefonu do celów osobistych nie musi automatycznie przekreślać kosztu. Przedsiębiorca powinien jednak rozliczać wyłącznie tę część wydatku, która rzeczywiście dotyczy działalności.
W przepisach nie ma dla telefonów uproszczonego limitu podobnego do ograniczeń stosowanych przy samochodach osobowych. Jeżeli smartfon jest intensywnie używany prywatnie, bezpiecznym rozwiązaniem może być ustalenie uzasadnionej proporcji, np. 70% kosztu firmowego i 30% wydatku osobistego.
Najłatwiejsze do obrony jest posiadanie oddzielnego urządzenia służbowego. Pomagają również osobny numer, firmowe konto użytkownika, zainstalowane aplikacje biznesowe oraz regulamin korzystania ze sprzętu przekazanego pracownikowi.
Ile VAT można odliczyć od telefonu i abonamentu?
Czynny podatnik VAT może odliczyć podatek w takim zakresie, w jakim telefon i usługi telekomunikacyjne służą czynnościom opodatkowanym. Przy wyłącznym wykorzystaniu biznesowym możliwe jest pełne odliczenie VAT.
Jeżeli sprzęt służy również celom prywatnym, odliczenie powinno odpowiadać zakresowi wykorzystania w działalności gospodarczej. Nie obowiązuje tu automatyczna zasada 50% VAT stosowana do niektórych wydatków samochodowych. Przedsiębiorca powinien przyjąć proporcję, którą potrafi racjonalnie uzasadnić. Ogólne zasady odliczenia opisuje również rządowy serwis Biznes.gov.pl.
Kosztem mogą być nie tylko samo urządzenie i abonament, lecz także uzasadnione akcesoria:
- etui oraz szkło ochronne;
- ładowarka i powerbank;
- zestaw słuchawkowy;
- uchwyt wykorzystywany podczas pracy;
- naprawa lub wymiana firmowego ekranu.
Co ile można kupić telefon na firmę?
Przepisy nie określają minimalnego okresu, który musi upłynąć między kolejnymi zakupami. Nowy telefon można nabyć nawet po kilku miesiącach, jeżeli przemawiają za tym potrzeby przedsiębiorstwa.
To, co ile można kupić telefon na firmę, zależy od ekonomicznego uzasadnienia wydatku, a nie od ustawowego limitu czasu. Kolejny zakup może wynikać z uszkodzenia urządzenia, niewystarczających parametrów, zatrudnienia pracownika albo konieczności oddzielenia numeru prywatnego od służbowego.
Kontrowersje może wzbudzić coroczna wymiana sprawnego, drogiego smartfona bez wyraźnej potrzeby biznesowej. W razie kontroli liczy się możliwość wykazania, że zakup był racjonalny z perspektywy działalności, a nie służył przede wszystkim zaspokojeniu prywatnych potrzeb właściciela.
Jak udokumentować zakup telefonu na firmę?
Najbezpieczniejszym dokumentem jest faktura wystawiona na dane przedsiębiorcy, obejmujące imię i nazwisko, nazwę firmy, adres oraz NIP. Dowód zapłaty warto zachować zwłaszcza przy zakupie internetowym lub ratalnym.
Dobrze jest także przygotować krótką notatkę wskazującą przeznaczenie sprzętu, jeżeli jego związek z działalnością nie jest oczywisty. Może ona zawierać informacje o numerze telefonu, użytkowniku urządzenia, wykorzystywanych aplikacjach i zadaniach wykonywanych przy jego użyciu.
Przy przekazaniu smartfona pracownikowi przydatny będzie protokół wydania. Jeżeli stary telefon zostaje sprzedany, transakcję należy odpowiednio udokumentować i rozliczyć jako przychód firmowy.
Telefon na firmę – czy warto kupować urządzenie w ramach JDG?
Zakup jest korzystny, gdy telefon rzeczywiście stanowi narzędzie pracy, a jego parametry odpowiadają potrzebom przedsiębiorstwa. Rozliczenie wydatku może obniżyć dochód podlegający opodatkowaniu, a u podatnika VAT również kwotę należnego podatku od towarów i usług.
Telefon na firmę – czy warto skorzystać z takiego rozwiązania, zależy przede wszystkim od sposobu opodatkowania i faktycznego wykorzystania urządzenia. Podatnik liniowy, który zaliczy do kosztów telefon o wartości netto 4 000 zł, może zmniejszyć PIT o 760 zł. To uproszczony przykład nieuwzględniający wpływu kosztu na składkę zdrowotną.
Nie należy jednak wybierać droższego modelu wyłącznie z powodu możliwości rozliczenia podatkowego. Koszt firmowy nie oznacza, że urządzenie staje się bezpłatne – przedsiębiorca odzyskuje jedynie część wydanej kwoty.
FAQ
Czy jednoosobowa działalność może kupić dwa telefony?
Tak, jeżeli oba urządzenia mają uzasadnione zastosowanie biznesowe, np. jedno służy właścicielowi, a drugie pracownikowi. Przedsiębiorca powinien potrafić wyjaśnić przeznaczenie każdego sprzętu.
Czy telefon kupiony przed założeniem firmy można wprowadzić do działalności?
Tak, jeżeli będzie wykorzystywany firmowo i przedsiębiorca posiada dokument potwierdzający jego nabycie. Sposób ujęcia zależy między innymi od aktualnej wartości urządzenia oraz przewidywanego okresu używania.
Czy abonament telefoniczny można zaliczyć do kosztów?
Tak, w części związanej z prowadzoną działalnością. Najlepiej, aby faktura za abonament była wystawiona na dane firmowe przedsiębiorcy.
Czy można rozliczyć telefon kupiony za gotówkę?
Tak, forma płatności nie wyklucza kosztu podatkowego. Najważniejsze są prawidłowa faktura, gospodarcze przeznaczenie sprzętu i możliwość wykazania poniesienia wydatku.
Czy ryczałtowiec może odliczyć zakup telefonu?
Ryczałtowiec nie zaliczy telefonu do kosztów uzyskania przychodu. Jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT, może natomiast odliczyć VAT w zakresie, w jakim urządzenie służy sprzedaży opodatkowanej.