W przyszłym roku wejdzie w życie zmiana sposobu wystawiania i otrzymywania faktur. Krajowy system e-faktur w skrócie KSeF eliminuje całkowicie papierowy obieg dokumentów. Wbrew wielu informacjom medialnym system ten obowiązuje w praktyce wszystkich od 1 lutego 2026. Reforma ta była już wielokrotnie przekładana ale ten termin jest już terminem ostatecznym.
Od tej daty wszyscy podatnicy powinni mieć możliwość odbierania faktur w systemie elektronicznym. Od 1 lutego 2026 nie będzie możliwe otrzymanie tylko papierowej faktury np. na stacji benzynowej czy od operatora telefonii komórkowej. System KSeF w uproszczeniu składa się z trzech punktów:
- wystawienie faktury sprzedaży w programie do wystawienia faktur
- wysłanie faktury sprzedażowej na serwer ministerstwa finansów
- nadanie unikalnego kodu QR weryfikującego fakturę i wysłanie jej na konto nabywc
Obecnie jesteśmy przygotowani od strony technicznej jak i merytorycznej. Poniżej przesyłam harmonogram wdrożenia klientów naszego biura do systemu KSeF:
- listopad 2025 – dostarczenie wszystkim klientom pełnomocnictw, dzięki którym będziemy mieli wgląd w faktury wystawiane i otrzymywane
- grudzień – styczeń 2026 – konsultacje i wyjaśnienie wszelkich wątpliwości
- luty 2026 – odbieranie faktur zakupowych od największych dostawców typu stacje benzynowe
- kwiecień 2026 – obowiązkowe wystawienie faktur sprzedaży.
Większość systemów fakturujących stacjonarnych jak i online jest już przystosowana do KSeF. Nasze biuro rachunkowe rekomenduje skorzystanie z bezpłatnego dla naszych klientów, systemu fakturującego TAXXO, planujemy również wprowadzić alternatywny system, również bezpłatny.
W listopadzie Ministerstwo Finansów uruchomi wersję testową aplikacji KSeF i po tym czasie prześlemy kolejne już konkretne instrukcje jak ten system będzie działał w praktyce.
