Prowadzenie ewidencji księgowej to obowiązek każdego przedsiębiorstwa niezależnie od jego formy prawnej. Podobnie jak przechowywanie dokumentów firmowych, do którego są zobligowane przedsiębiorstwa. Jak długo przechowuje się dokumenty księgowe? Jak je archiwizować i kiedy można je zniszczyć? Dowiedz się już teraz.
Jakie dokumenty przechowywać
Prawo podatkowe wskazuje na rodzaje dokumentów, które przedsiębiorca powinien przez określony czas przechowywać i w razie kontroli przedłożyć urzędnikom. Zalicza się do nich:
- podatkowa księga przychodów i rozchodów;
- dokumentacja sprzedaży;
- zestawienia VAT sprzedaży i zakupów;
- deklaracje podatkowe;
- dowody transakcji finansowych (faktury, rachunki, umowy itp.);
- spisy z natury;
- dokumenty i druki ZUS;
- dokumenty pracownicze (umowy, pisma, rozliczenia, świadectwa, rejestry itp.);
- kopie rocznych zeznań podatkowych.
Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe
To, jak długo przechowujemy dokumenty księgowe, zależy od ich rodzaju. Jeśli chodzi o dokumenty podatkowe, np. rozliczenia roczne, faktury, rachunki czy dowody księgowe, trzeba mieć je do dyspozycji przez 5 lat od ostatniego dnia w roku, w którym przedsiębiorca był zobowiązany do uregulowania danego podatku. Przykładowo, rozliczenie roczne za 2016 rok trzeba zachować do 31 grudnia 2022 roku. Wyjątkiem są sprawozdania finansowe, ponieważ je należy przechowywać aż do śmierci przedsiębiorcy.
Jak długo przechowuje się dokumenty księgowe związane z ZUS-em?
Potwierdzenia opłacenia składek przez 5 lat albo do momentu osiągniecia wieku emerytalnego, a druki ZUS ZFA lub ZUS ZPA, które zostały wystawione przy zgłoszeniu do ZUS-u, aż do ostatniego dnia prowadzenia działalności gospodarczej. Z kolei dokumenty rozliczeniowe, czyli rozmaite raporty, korekty, deklaracje itp. powinno się przechowywać 10 lat od momentu przekazania ich do ZUS-u.
Kiedy można niszczyć dokumenty księgowe związane z zatrudnieniem pracowników? Tu sprawa wygląda najmniej korzystnie, bo można się ich pozbyć dopiero po 50 latach od dnia zerwania stosunku pracy lub od daty stworzenia danego dokumentu płacowego. Tyczy się to m.in. akt osobowych pracowników, formularzy, druków i pism odnoszących się do wypłacanego wynagrodzenia.
Jak archiwizować dokumenty księgowe
Prawo stanowi, że dokumenty firmowe należy przechowywać w sposób zorganizowany, uporządkowany i bezpieczny. Można to robić zarówno w formie papierowej (w swojej siedzibie lub poza nią), jak i elektronicznej. Warto pamiętać, że ewentualne błędy i nieprawidłowości w archiwizacji mogą skutkować wysokimi sankcjami finansowymi, dlatego należy podejść do tego tematu poważnie i odpowiedzialnie.