Przedsiębiorca jest zobowiązany prawnie do zabezpieczenia przed zniszczeniem oraz przechowania dokumentów firmowych. Okres ochrony zależy od rodzaju dokumentów. Wyróżnia się trzy podstawowe grupy dokumentów:
- związane z kadrami
- rozliczeniami z ZUS
- podatkami.
Ordynacja podatkowa zobowiązuje przedsiębiorców do przechowywania ksiąg rachunkowych i dokumentów z nimi związanych do końca okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli 5 lat liczonych od końca roku, w którym minął termin uiszczenia podatku. Wyjątek stanowi zeznanie roczne, które składane jest w kolejnym roku podatkowym i okres przechowywania powinien być liczony od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zostało złożone.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdania finansowe muszą być przechowywane bezterminowo. W ramach dokumentów związanych z księgowością i podatkami wyróżnia się m.in.: księgę przychodów i rozchodów (podmioty rozliczane na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym), ewidencję przychodów (podmioty rozliczane ryczałtem), ewidencję środków trwałych, wyposażenia, dowody księgowe (faktury, noty, dowody wewnętrzne), dokumenty z inwentaryzacji.