Przedsiębiorcy są zobligowani do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz przechowywania wszystkich dokumentów z tym związanych. Ordynacja podatkowa określa czas, przez który dane dokumenty podlegają ochronie.
W większości przypadków okres ochronny wynosi 5 lat (księgi rachunkowe, dowody księgowe dotyczące pożyczek, umów handlowych, roszczeń dochodowych, dokumenty inwentaryzacyjne, karty wynagrodzeń pracowników i inne), ale istnieją także dokumenty, które można zniszczyć po roku (dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji oraz dowody księgowe związane z wpływami ze sprzedaży detalicznej).
Natomiast sprawozdania finansowe muszą tyć przechowywane bezterminowo.
Należy pamiętać, że bieg okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego może zostać zawieszony lub przerwany. Zasadnicza różnica pomiędzy tymi dwoma zdarzeniami polega na tym, że po ustaniu przyczyny zawieszenia okres przedawnienia biegnie dalej, natomiast w przypadku przerwania – okres przedawnienia biegnie od nowa. Przerwanie biegu okresu przedawnienia wynika z ogłoszenia upadłości lub zastosowania środka egzekucyjnego.