Nowinki technologiczne codziennie wkradają się w nasze życie zmieniając je. Wiele nowoczesnych zastosowań pozwala na automatyzację czynności a co za tym idzie oszczędność czasu, który można spożytkować na rozwijanie firmy.
Jedne z grup społecznych chętniej inne mniej chętnie przystają na ich stosowanie. Jedną z grup niechętnie stosującą nowoczesne rozwiązania są księgowi, który kojarzeni są ze ślęczeniem nad stosami segregatorów wypełnionych dokumentami. Jednakże w odpowiedzi na rozwijający się rynek i zmiany przepisów prawnych w niedługim czasie tradycyjne biura rachunkowe odejdą do lamusa.
Pozyskanie nowoczesnego klienta
Pozyskanie i utrzymanie klienta jest podstawą prowadzenia rentownej działalności. Wolny rynek wymusza na przedsiębiorcy wyróżnianie się na tle innych firm. Obecnie najważniejszym czynnikiem przy wyborze biura rachunkowego nie jest cena a możliwość oszczędności czasu jak i szybkie pozyskanie informacji.
Przedsiębiorcy zdają sobie sprawę, że dokumenty księgowe, które co miesiąc oddają do biura rachunkowego są skarbnicą wiedzy o kondycji ich firmy. Uzyskane od księgowej informacje pozwalają na zarządzanie środkami firmowymi oraz reagowanie na zmieniającą się sytuację firmy.
Pozyskiwanie danych
Jak wspomniano wcześniej dla przedsiębiorców najważniejszym jest pozyskiwanie interesujących ich danych z biura rachunkowego na temat kondycji ich firmy.
Ważnym czynnikiem przy pozyskiwaniu danych jest czas, przedsiębiorcom zależy aby jak najszybciej uzyskać odpowiedź na zadane pytanie.
Bardzo częstym prośbą klientów jest wysłanie skanów dokumentów. Niegdyś w tym celu księgowy musiał przeszukiwać segregatory, następnie zeskanować lub skserować dokumenty i dopiero wtedy trafiały one do przedsiębiorcy. Obecnie coraz częściej biura rachunkowe korzystają z multimedialnych platform do wystawiania faktur jak i przechowywania skanów faktur kosztowych. Takie rozwiązanie pozwala na stały dostęp przedsiębiorcy do faktur bez konieczności zwracania się do biura rachunkowego i czekania na skany dokumentów oraz do monitorowania płatności bez konieczności prowadzenia dodatkowej ewidencji.
Stały dostęp do faktur zakupowych pozwala również na nadawanie im na bieżąco kategorii co umożliwia w szybki sposób na tworzenie interesujących przedsiębiorcę zestawień.
Zmiana organizacji pracy
W tradycyjnych biurach rachunkowych przedsiębiorcy raz w miesiącu stawiają się z kompletem dokumentów księgowych następnie księgowe wprowadzają je do systemu dokonują obróbki księgowej oraz wyliczają zobowiązania podatkowe. W celu uzyskania jakichkolwiek informacji pracownicy biura rachunkowego muszą przekopywać sterty dokumentów i tworzyć analizy.
Nowoczesne biura rachunkowe udostępniają swoim klientom platformy multimedialne które jednocześnie są darmowym narzędziem do wystawiania faktur sprzedażowych jak i do elektronicznego przechowywania dokumentacji dostępnej dla przedsiębiorcy o każdej porze dnia i nocy. W przypadku małych przedsiębiorców jest to ważny aspekt ponieważ w trakcie tygodnia nie mają oni często czasu i wszelkich analiz oraz całą tzw. papierologię starają się wykonywać w trakcie weekendu.
Czy tradycyjne biura rachunkowe mają szansę przetrwać?
Elektroniczne przechowywanie danych w chmurze również niesie za sobą wiele korzyści. Dane są szyfrowane więc bezpiecznie można z nich korzystać bez konieczności ściągania danych na komputer, noszenia ich na nośnikach zewnętrznych czy też zamykania ich w sejfach jak to miało miejsce w przypadku stert segregatorów.
W dobie wzrostu wartości szybkości pozyskiwania informacji oraz informatyzacji tradycyjne biura rachunkowe nie mają szansy przetrwania. Zmiany wymagań klientów oraz sytuacja gospodarcza tj. wzrost kosztów pracy uniemożliwiają wykonywanie wszystkich czynności samodzielnie bez wykorzystywania nowoczesnych technologii w tym samym czasie jak i tej samej cenie co w nowoczesnych biurach rachunkowych.
Podsumowując nowoczesne technologie na dobre wkradły się w nasze życie zmieniając je. Chcąc czy nie musimy to zaakceptować i się dostosować do zmieniającej się sytuacji na rynku.