Kiedy wystawiamy notę księgową i czym ona w istocie jest? Przy jakich transakcjach można ją zastosować i w jaki sposób należy ją księgować? Na te i inne pytania związane z notą księgową odpowiadamy w niniejszym wpisie.
Czym jest nota księgowa?
Nota księgowa, zwana również obciążeniową, uznaniową lub obciążeniowo-uznaniową, służy do ewidencjonowania transakcji nieobjętych ustawą o VAT. Jeżeli przedmiotem transakcji są usługi lub towary niepodlegające przepisom o podatku od towarów i usług, prawo zezwala na jej udokumentowanie poprzez wystawienie noty księgowej.
Kiedy wystawia się notę księgową w praktyce? Przede wszystkim przy rozliczeniach finansowych, które nie polegają na sprzedaży towarów ani świadczeniu usług. Chodzi np. o naliczanie odsetek za opóźnienia w płatności w transakcjach z kontrahentami czy obciążenia pracowników za określone koszty i wydatki, np. spowodowane przez nich szkody. Nota księgowa umożliwia odnotowanie tego typu operacji w dokumentach jednostki.
Kiedy wystawia się notę księgową
Przykłady, kiedy wystawiamy notę księgową:
- odsetki za zwłokę;
- kary umowne;
- obciążenia pracowników, np. z tytułu szkód;
- żądanie odszkodowania od towarzystwa ubezpieczeniowego.
Na szerszą skalę notami księgowymi posługują się podmioty, które z uwagi na swoją formę prawną nie mogą wystawiać faktur VAT, np. jednostki sektora finansów publicznych. We wzajemnych transakcjach i operacjach finansowych przeprowadzanych między sobą wykorzystują właśnie noty księgowe, a nie tradycyjne faktury VAT.
Jako że prawo nie definiuje przepisów wystawiania noty księgowej, należy je ustalić w regulaminach wewnętrznych. Czy wystawia się ją zawsze w dwóch egzemplarzach? Tak, jeden przeznaczony do księgowości, a drugi dla kontrahenta, pracownika lub innego podmiotu transakcji.
Poprawnie wystawiona nota księgowa powinna zawierać następujące elementy:
- adnotacja „nota księgowa” („nota obciążeniowa”, „nota uznaniowa”, „nota obciążeniowo-uznaniowa”);
- numeracja;
- opis i kwota transakcji;
- data wystawienia i wykonania operacji (o ile są różne, przy jednakowej wystarczy jedna data);
- dane stron transakcji;
- podpis osoby uprawnionej do wystawiania dokumentów księgowych w jednostce.
Nawet jeśli zasady wystawiania noty księgowej nie wydają się zbyt skomplikowane, w praktyce ich zastosowanie nie jest już tak oczywiste. Dlatego jeśli szukasz profesjonalnego wsparcia ze strony doświadczonych księgowych, skontaktuj się z nami już teraz i powierz rachunkowość fachowcom.